Nenhum lead esquecido
Cada contato entra com a origem (Instagram, indicação, site) no Pipeline da Remada, o quadro que mostra em que etapa cada interessado está. A resposta sai pela Inbox, com mensagem pronta.
Leads · Pipeline · InboxPARA DONOS DE ESCOLA DE VA’A
Todo lead que esfria foi uma matrícula que existiu.
Entre a primeira mensagem do interessado e a primeira remada, existe um intervalo em que a escola de va’a perde aluno sem perceber. Medir esse intervalo é o primeiro passo para fechá-lo.
- Responda o interessado na primeira hora, enquanto ele ainda está com o celular na mão, e a conversa de hoje vira a matrícula do mês.
- Registre a aula experimental no mesmo dia, com termo e declaração de saúde anotados, e o aluno que compareceu deixa de depender da sua memória para ser chamado de volta.
- Gere a cobrança com PIX no dia certo, e a mensalidade entra sem a conversa constrangedora de cobrar um colega de remada.
Veja o sistema em vídeo
SEGUNDA-FEIRAcena do dia a diaDa mensagem à resposta, o aluno espera.
6H30Você está na águaTurma em aula, celular no armário.
6H40A mensagem chegaAlguém pede horário de experimental.
21H14 conversasVocê responde a que lembra.
QUARTAA resposta saiO interessado já esfriou.
O PROBLEMA
Por que o interessado que pediu horário na segunda recebe resposta só na quarta
Segunda-feira, 6h40. Alguém vê o perfil da escola no Instagram e manda mensagem pedindo horário de aula experimental. Você está na água, dando aula para a turma das 6h30, com o celular no armário. A mensagem fica lá. Às 21h, depois do último treino, você abre o WhatsApp, encontra 14 conversas e responde a que lembra.
Esse tempo entre a mensagem do interessado e a primeira resposta da escola tem nome: Intervalo Mudo. Ele não existe por falta de esforço. Existe porque o contato mora em quatro lugares ao mesmo tempo (a conversa do WhatsApp, a planilha, o caderno de presença e a sua memória), e a resposta depende de quem está livre naquele momento, não de uma regra que avise que há alguém esperando.
O mesmo Intervalo Mudo aparece em outras três cenas da rotina:
- O aluno que fez a experimental, gostou e ficou esperando alguém dizer qual turma e qual plano. Ninguém disse, porque ninguém anotou que ele compareceu.
- A aluna que faltou três semanas seguidas. O caderno de presença registra cada falta, mas ninguém soma. Você só descobre quando ela some de vez.
- A mensalidade que venceu no dia 10 e continua aberta. Cobrar vira uma mensagem de domingo para alguém que rema ao seu lado, e você adia, porque a conversa é desconfortável.
O prejuízo cabe numa conta. Com uma mensalidade de R$ 180 (exemplo, troque pelo valor da sua escola), 6 interessados sem retorno por mês somam R$ 1.080 de mensalidade que nunca chega. A planilha mostra o aluno que entrou. Nenhuma linha mostra o que ficou pelo caminho.
Por baixo disso há uma dor que quase ninguém diz em voz alta: a escola cresce, mas continua dependendo da memória de uma única pessoa. Cada dia sem controle é um dia em que você é, ao mesmo tempo, professor, recepção, cobrança e arquivo.
Se esse intervalo existe na sua escola, o próximo passo é vê-lo fechado em tela
A demonstração usa a rotina da sua escola, do lead novo até a chamada na beira da água, e mostra onde cada contato fica registrado.
COMO FUNCIONA
Do lead à renovação: as oito estações por onde o aluno passa e onde a escola o perde
O CRM VAA PRO, Plano PRO da VaaTech, é o sistema de gestão feito para escolas de canoa havaiana e polinésia. CRM é a sigla em inglês para o sistema que guarda cada contato e cada etapa da relação com ele, do primeiro “oi” até a renovação. O que o diferencia de um sistema genérico é que ele fala a língua da água: turma, barco, leme, lotação por canoa, reposição por aula cancelada e chamada na beira da água.
Chamamos de Jornada do Aluno o caminho de oito estações que todo aluno percorre: lead, aula experimental, comparecimento, matrícula, turma, frequência, cobrança e retenção. O sistema organiza essas oito estações em quatro frentes:
Experimental que vira matrícula
A experimental é agendada com termo e declaração de saúde, confirmada na véspera e, depois da aula, o lead muda de etapa sozinho.
Agenda · ExperimentalTurmas e canoas organizadas
Turmas, horários, professores, embarcações e lugares ficam em uma agenda só. O professor faz a chamada pelo celular, mesmo sem internet.
Turmas · Frota · HojeReceba e mantenha o aluno
Mensalidades com PIX, lembretes e recibos. O Radar de Evasão aponta quem está faltando antes de desistir.
Financeiro · RadarCada dado dependia de alguém lembrar
O lead morava numa conversa de WhatsApp, a presença num caderno e a mensalidade numa planilha. Cada dado dependia de alguém lembrar de abrir o lugar certo. O professor fazia a chamada no caderno, e alguém passava para o computador depois, ou nunca passava.
A rotina avisa quando algo trava
Quando o professor fecha a chamada na tela Hoje, o lead que fez a experimental vai sozinho para Compareceu ou Faltou no Pipeline. Ninguém precisa conferir. O lead novo que passa de 1 hora sem contato (prazo que a escola pode ajustar) ganha o alerta “Sem resposta”. A experimental sem confirmação perto da hora (48 horas, também ajustável) aparece no Painel do Mestre em “O que exige sua ação hoje”. Os alunos com faltas seguidas e queda de frequência entram no Radar de Evasão, com nível de risco e ação sugerida.
O que roda no dia a dia. O professor abre a tela Hoje no celular, marca presença com um toque e finaliza a aula. Sem sinal, as marcações ficam guardadas e sincronizam quando a internet volta. O aluno recebe um link pessoal, sem senha, e vê as próximas aulas, pede reposição, entra na lista de espera e paga a mensalidade por PIX (QR Code ou copia e cola). A equipe tem perfis de acesso por função, e dono e financeiro usam verificação em duas etapas. O envio das mensagens pelo WhatsApp é manual: o sistema deixa o texto pronto e a equipe envia.
A conta, com um exemplo. Com uma mensalidade de R$ 180 (troque pelo seu valor), R$ 597 por mês dividem-se em 3,3 mensalidades. Quatro alunos pagantes cobrem o sistema inteiro. E se hoje você gasta 5 horas por semana procurando contato, conferindo presença e cobrando, são 20 horas por mês. A R$ 40 a hora (hipótese de cálculo), isso dá R$ 800 de tempo, mais do que a mensalidade.
PARA QUEM É
Antes de agendar a demonstração, confira se a sua escola está no perfil
Para quem é
- Dono ou gestor de escola de va’a com 30 a 300 alunos, que controla leads, presenças e mensalidades em WhatsApp, caderno e planilha.
- Escola que recebe interessados pelo Instagram e quer saber em que etapa cada um sumiu.
- Escola com mais de uma unidade, que quer ver cada uma e o total num lugar só.
- Escola com mais de uma pessoa na operação (professor, recepção, financeiro) e que precisa delegar sem perder o controle.
- Clube ou associação em que os voluntários se revezam e o processo não pode ir embora junto com quem saiu.
- Professor ou leme abrindo a própria escola, que quer começar com turma, barco, plano, termo e declaração de saúde no lugar certo.
Para quem não é
- Quem espera que o WhatsApp envie as mensagens sozinho. Hoje o sistema prepara o texto e a equipe envia.
- Quem não pretende abandonar a planilha paralela depois da implantação.
- Quem busca apenas um site ou um aplicativo de treino. O produto é de gestão da escola.
- Escola com poucos alunos: abaixo de uns 30, a mensalidade de R$ 597 pesa na receita. Faça a conta com a mensalidade dos seus alunos antes de decidir.
O QUE ESTÁ INCLUSO
O que a sua escola recebe, módulo por módulo
Uma assinatura, todos os recursos, para uma unidade. Sem módulos extras.
01
Leads e aula experimental
Pipeline da Remada, origem dos contatos, agendamento, confirmação e matrícula.
02
Atendimento por WhatsApp
Inbox com histórico e mensagens prontas. O envio é manual.
03
Turmas, agenda e embarcações
Horários, professores, frota, lotação por canoa e o app Hoje para a chamada.
04
Alunos 360° e portal do aluno
Matrícula, frequência, histórico, responsável do aluno menor, declaração de saúde com aviso ao professor, reposição e lista de espera.
05
Cobrança e inadimplência
Planos mensais, anuais ou de pagamento único, PIX, lembretes, recibos com CPF e cortesia para alunos liberados.
06
Halau e acessórios
Guarda de embarcações com cobrança mensal ou anual e venda de camisas, bonés e remos à vista ou em até 12 parcelas.
07
Radar de Evasão e reativação
Sinais de risco por frequência e pagamento, para agir antes de o aluno desistir e trazer de volta quem saiu.
08
Painel e relatórios
Indicadores, funil, ocupação das turmas, origens dos leads e receita por plano e por turma.
09
Equipe e segurança
Perfis de acesso por função, verificação em duas etapas, servidor no Brasil e backup diário.
IMPLANTAÇÃO
O que a implantação deixa pronto antes da sua primeira experimental no sistema
Estes três itens já fazem parte do valor da implantação. Não são cobrados à parte.
Migração da planilha de alunos
Você importa o arquivo e vê uma pré-visualização antes de gravar qualquer coisa: cada linha aparece como nova, já cadastrada ou com erro. O mesmo arquivo pode ser importado de novo sem duplicar ninguém.
Frota, professores, planos, turmas e PIX configurados
A equipe VaaTech cadastra as embarcações, os professores, os planos e as turmas, configura o PIX da escola e ajusta os alertas e lembretes.
Treinamento da equipe e dos professores
Para a primeira semana de uso: cada pessoa recebe o acesso com o perfil certo e aprende a tela que vai usar no dia a dia.
INVESTIMENTO
Quanto custa fazer isso com a VaaTech
A mensalidade é de R$ 597 para qualquer escola, em todas as faixas. A implantação é paga uma vez, conforme os alunos ativos na contratação, com uma entrada e o restante diluído nas 6 primeiras mensalidades.
| Alunos ativos | Implantação | Entrada | Parcela extra (6x) | Mensalidade nos 6 primeiros meses | A partir do 7º mês |
|---|---|---|---|---|---|
| Até 50 | R$ 1.497 | R$ 497 | R$ 166,67 | R$ 763,67 | R$ 597 |
| 51 a 100 | R$ 1.997 | R$ 667 | R$ 221,67 | R$ 818,67 | R$ 597 |
| 101 a 200 | R$ 2.997 | R$ 997 | R$ 333,33 | R$ 930,33 | R$ 597 |
| 201 a 400 | R$ 3.997 | R$ 1.297 | R$ 450,00 | R$ 1.047,00 | R$ 597 |
| 401 a 1.000 | R$ 4.997 | R$ 1.667 | R$ 555,00 | R$ 1.152,00 | R$ 597 |
| Acima de 1.000 | Sob consulta ✉ | ||||
Parcelas arredondadas ao centavo. A faixa vale pelo número de alunos ativos na contratação. Mensalidade de R$ 597 em todas as faixas.
Na prática, no primeiro ano. Uma escola de até 50 alunos investe R$ 8.661: R$ 497 de entrada, seis mensalidades de R$ 763,67 e seis de R$ 597. A partir do 7º mês, só a mensalidade, sem nova implantação.
A conta do retorno. Com uma mensalidade de R$ 180 por aluno (exemplo, troque pelo seu valor), cada aluno que fica o ano inteiro rende R$ 2.160. Cinco alunos a mais, mantidos por 12 meses, pagam o primeiro ano completo da faixa até 50 alunos.
SUPORTE
Quem acompanha a sua escola depois que o contrato é assinado
01
Implantação feita junto com a equipe VaaTech
A equipe cria o acesso da sua escola e ajuda nos primeiros passos: migração da planilha, cadastro de frota, turmas e planos e treinamento para a primeira semana de uso.
02
Perfis de acesso por função
Cada pessoa da equipe entra com o próprio e-mail e o perfil certo: dono, gestor, atendimento, financeiro e professor.
03
Comunidade gratuita no WhatsApp
O grupo “CRM VAA PRO - GESTÃO” reúne proprietários e gestores de escolas de va’a para trocar conteúdo prático sobre captação de alunos, aula experimental, frequência, financeiro e retenção.
CANCELAMENTO
O que você paga, e quando, se decidir parar
O Plano PRO não tem garantia de resultado, porque o resultado depende de a escola usar o Pipeline, a Inbox e a cobrança todos os dias. O que existe é uma saída escrita no contrato, sem letras miúdas.
01
Sem fidelidade.
Não há prazo mínimo de permanência nem multa por rescisão. O cancelamento é pedido por escrito à VaaTech, a qualquer momento.
02
Saldo da implantação.
Se você cancelar antes de quitar a implantação, o saldo que falta é cobrado de uma só vez, porque o serviço já foi prestado. O saldo é o valor da implantação da sua faixa menos o que você já pagou, incluindo a entrada.
03
Mês em curso.
O cancelamento vale a partir do fim do mês do pedido. A mensalidade desse mês é devida por inteiro, e nenhuma mensalidade é cobrada depois dele.
04
Confirmação por escrito.
O saldo é informado antes da contratação. Em até 5 dias úteis depois do pedido, a VaaTech confirma por escrito o valor exato do saldo e o que será cobrado no mês em curso.
Exemplo ilustrativo. Uma escola de até 50 alunos paga a entrada de R$ 497 e duas parcelas de R$ 166,67, e então pede o cancelamento. O saldo é R$ 1.497 menos R$ 830,34 já pagos, ou seja, R$ 666,66, cobrado uma única vez. Depois do mês em curso, nada mais. Antes de assinar, você vê o sistema funcionando na demonstração, com a rotina da sua escola.
QUEM CONSTRUIU
Quem construiu o sistema que você vai usar
Tenho 69 anos e quase cinco décadas de experiência em Tecnologia da Informação. Há dois anos e meio, descobri na canoagem havaiana e polinésia, remando V1, V3 e OC6, muito mais do que um esporte: encontrei uma nova forma de viver, de superar desafios e de transformar minha qualidade de vida.
Foi dentro da canoa, entre remadas, amizades e experiências, que nasceu uma ideia: unir minha paixão pela tecnologia ao meu amor pelo Va’a.
Ao conhecer de perto a rotina das escolas, seus desafios e as dificuldades enfrentadas por gestores, professores e alunos, percebi que poderia transformar essas necessidades em soluções tecnológicas reais.
Assim nasceu o CRM VAA PRO: não apenas como um sistema de gestão, mas como um projeto que carrega minha história, minha experiência e minha paixão pelo esporte.
Desenvolvido por quem entende de tecnologia e vive o Va’a na prática, o CRM VAA PRO foi criado com dedicação, orgulho e carinho, para ajudar as escolas a crescer, fortalecer o relacionamento com seus alunos e profissionalizar sua gestão.
Aos 69 anos, sigo aprendendo, criando e remando em direção a novos horizontes. Porque a paixão não tem idade, a inovação não tem limites e a vida está sempre nos convidando a seguir em frente.
O CRM VAA PRO é uma marca da VaaTech, da HighCode Soluções Inteligentes Ltda.
Sempre em frente.
O criador e o va'a
- CRM para Escola de Va'a: Organize sua Gestão com o VAA PRO
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Podcast: Como lemear uma canoa polinésia com segurança
O que é ser um líder no va'a? Liderança, segurança e confiança no leme
O que é navegar? O conhecimento que todo remador de va'a precisa ter
DÚVIDAS
As oito dúvidas que todo dono de escola faz antes de agendar
R$ 597 por mês compensa para a minha escola?
Divida R$ 597 pela mensalidade dos seus alunos. Com R$ 180, são 3,3 mensalidades, ou seja, 4 alunos pagantes cobrem o sistema. A pergunta útil é quantos alunos a sua escola deixa de matricular hoje por falta de retorno rápido.
Já uso WhatsApp e planilha, e funciona. Por que trocar?
Funciona enquanto alguém lembra de abrir o arquivo. A planilha não avisa que há lead sem resposta, não move o lead depois da chamada e não gera cobrança com PIX. Para saber de onde vêm as matrículas ou por que cada lead foi perdido, o sistema responde em duas telas: Funil por origem e Por que perdemos leads.
O sistema envia mensagem de WhatsApp sozinho?
Não. A Inbox organiza o histórico e deixa a mensagem pronta, e a equipe envia. Isso evita o risco de banimento de número por envio em massa e mantém o atendimento feito por uma pessoa.
Não tenho tempo nem jeito com tecnologia para implantar.
A implantação é feita junto com a equipe VaaTech. A planilha de alunos é importada com pré-visualização antes de gravar, e o mesmo arquivo pode ser importado de novo sem duplicar ninguém.
Meus professores e meus alunos vão usar?
O professor tem uma única tela, a Hoje, feita para o celular: um toque marca presença e funciona sem internet. O aluno não precisa de senha nem de aplicativo, só do link pessoal enviado pela escola.
Posso cancelar quando quiser?
Sim. Não há fidelidade nem multa. Se o cancelamento ocorrer antes de quitar a implantação, o saldo que falta é cobrado de uma só vez, e a mensalidade do mês em curso é devida por inteiro. Veja as regras de cancelamento para o cálculo.
Os dados de saúde e de menores ficam seguros?
Só dono e gestor veem os detalhes da declaração de saúde, e cada acesso fica registrado. O sistema tem servidor no Brasil, backup diário e perfis de acesso por função. Não escreva diagnóstico na declaração, apenas o que o professor precisa saber, como “sempre com colete”.
Atende mais de uma unidade?
Sim. O Plano PRO vale para uma unidade: cada unidade paga a sua mensalidade de R$ 597 e a sua implantação, pela faixa de alunos dela. Com 2 unidades, são 2 mensalidades e 2 implantações; com 3, são 3 de cada. O gestor administra todas num lugar só: vê cada unidade separada e também o total da escola.
PLANO PRO
Sua escola avança.
A gestão acompanha.
Em seis meses, o dono vê o funil, a origem de cada lead, a taxa de comparecimento e a lista de alunos em risco. Decide horário, preço e turma com dado, e não com palpite.
R$ 597 por mês, para 1 unidade, em todas as faixas. Implantação a partir de R$ 1.497, com entrada de R$ 497 e o restante nas 6 primeiras mensalidades. Sem fidelidade e sem multa.